1. Veri sorumlusu ve kapsam
Bu aydınlatma metninde açıklanan kişisel veri işleme faaliyetleri bakımından veri sorumlusu, Delaware eyaleti kanunlarına göre kurulmuş The Artifics, Inc. şirketidir (Delaware dosya no. 10805181; merkez adresi: 2810 N. Church Street, STE 91313, Wilmington, Delaware 19802, ABD) (“The Artifics” veya “biz”). Guester, The Artifics’in otel yazılımı ürünüdür. Başvuru ve iletişim kanalı: info@theartifics.com; şirket bilgileri Şirket Bilgileri sayfasındadır. Bu metin, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 10. maddesi kapsamındaki aydınlatma yükümlülüğünü yerine getirmek ve uygulanabilir ABD eyalet gizlilik mevzuatı kapsamında bilgilendirme yapmak amacıyla hazırlanmıştır. Metin, The Artifics ve Guester tanıtım siteleri, demo, deneme ve program başvuruları, müşteri ilişkileri ve kullanıcı hesapları bakımından kendi amaçlarımızla işlediğimiz verileri açıklar. Bu metnin 8. ve 9. bölümleri theartifics.com’a özgü işlemeleri açıklar; guester.co’ya özgü işlemeler guester.co/tr/legal/privacy-notice/ adresindeki metinde açıklanır.
Otelin misafir, personel, rezervasyon ve seçilen modüllerdeki yorum/rakip analizi verilerini otelin belgelenmiş talimatıyla işlediğimiz faaliyetlerde otel veri sorumlusu, hizmet sağlayıcısı veri işleyendir; Veri İşleme Sözleşmesi uygulanır. Otel, kendi işleme amacına uygun hukuki sebebi ve ilgili kişi aydınlatmasını belirler. The Artifics’in bağımsız amaçlarla kimliği belirlenebilir yorum havuzu oluşturması veya kişilere ilişkin bağımsız profil üretmesi bu talimattan ya da yorumun kamuya açık olmasından yetki almaz ve varsayılan hizmet kapsamında yetkilendirilmez. Böyle bir bağımsız faaliyet için somut amaç, uygulanacak KVKK işleme şartı ve ilgili kişiye aydınlatma düzeni belirlenip belgelenmeden kullanım yapılmaz; bütün ürün verileri otomatik olarak otelin veri sorumluluğuna yüklenmez. Bu bildirim otelin misafir ve personeline yapması gereken aydınlatmanın yerine geçmez.
2. Hangi verileri nasıl toplarız?
Sizin veya kurumunuzun temsilcisinin sunduğu ad, iş iletişim bilgileri, görev, otel/işletme bilgileri, demo talebi ve yazışmaları; hesap kimliği, davet ve rol bilgileri; destek talepleri ve sizin sağladığınız ekler; kabul edilen belge sürümü, kapsamı ve zamanı; hizmetin korunması için IP adresi, cihaz/tarayıcı bilgisi, oturum ve işlem kayıtları işlenebilir. Abonelik açıldığında gerekli fatura, vergi ve ödeme durumu bilgileri de işlenir. Gizli erişim anahtarlarını veya gereksiz misafir listesini destek mesajlarına eklemeyin.
Veriler formlar, e-posta, görüşmeler, panel ve entegre sistemlerden elektronik olarak; yetkili müşteri temsilcisinden dolaylı olarak; yorumcu adları ve yorum metinleri ise kamuya açık OTA/yorum sayfaları ve izinli entegrasyonlardan alınır. Kamuya açık olmak, verinin her amaçla sınırsız kullanılabileceği anlamına gelmez. Yorumlar içinde kişinin kendisinin yazdığı başka bilgiler de bulunabilir.
3. Amaçlar ve hukuki sebepler
Demo ve satış başvurusuna yanıt, kullanıcı hesabının kurulması, yetkili kullanıcıların hizmete erişimi ve destek, şartları varsa KVKK madde 5/2(c) kapsamında sözleşmenin kurulması/ifası için gerekli işlemedir. Bir şirketin temsilcisinin verilerinde kişinin sözleşmeye taraf olmadığı hallerde, müşteri ilişkilerini yürütme amacı için temel hakları gözeten ve belgelendirilen meşru menfaat değerlendirmesi uygulanır; her temsilci verisi sözleşme sebebine dayandırılmaz.
Hizmetin ve hesapların güvenliği, kötüye kullanımın önlenmesi ve sınırlı operasyon kayıtları KVKK madde 5/2(f) kapsamında hakları dengeleyen meşru menfaate; bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için gereken kabul ve uyuşmazlık kayıtları madde 5/2(e)’ye; zorunlu mali/idari kayıtlar ilgili kanuni yükümlülük ve madde 5/2(a) veya (ç)’ye dayanır. Otelin talimatıyla işlenen kamuya açık yorumlar için otelin somut amaca uygun belirlediği hukuki sebep ve aydınlatma uygulanır. Kamuya açık olmak bağımsız kullanımın hukuki sebebi sayılmaz; hizmet sağlayıcısının bağımsız amaçlı yorum işlemesi yukarıdaki ayrı amaç, hukuki sebep ve aydınlatma koşulları tamamlanmadan yürütülmez.
Hukuken rıza gerektiren pazarlama ve zorunlu olmayan izleme için ayrı, özgür ve geri alınabilir tercih kullanılır. Hizmet sözleşmesini kabul etmek pazarlama izni veya misafir adına rıza vermek değildir. Hizmet bildirimi ile reklam iletişimi ayrılır. Özel nitelikli veri, ödeme kartı güvenlik bilgisi veya gereksiz kimlik belgesi genel ürün kullanımı için talep edilmez; yorum veya mesajda böyle veri varsa ayrı hukuki ve teknik kontrol gerekir.
4. Alıcılar ve gerçek veri akışları
Guester’ın Türkiye’deki altyapısı, özel bulut (private cloud) hizmetleri üzerinde çalışan uygulama ve veri işleme kümeleri olarak düzenlenmiştir. Altyapı hizmet sağlayıcıları Sunucun Bilgi İletişim Teknolojileri ve Ticaret Ltd. Şti. ile Netlen İnternet Hizmetleri Ltd. Şti.’dir. İşletme/sağlayıcı envanterinde Sunucun altyapısının fiziksel konumu Mars Veri Merkezi A.Ş.’nin Mars Datacenter İstanbul-1 tesisi; Netlen altyapısının konumu Datema Bilişim Ticaret A.Ş.’nin DATACASA İstanbul-1 tesisi olarak gösterilir. Ana otel veritabanları ve PMS raporları Sunucun üzerinden sağlanan altyapıda; web sitesi kayıtları ilgili Netlen/WordPress altyapısında tutulur. Altyapı sağlayıcısı ile veri merkezi işletmecisinin erişim ve veri koruma rolleri gerçek hizmet kapsamına göre belirlenir; verinin bulunduğu tesis tek veya asıl veri işleyen olarak kabul edilmez.
Panelin ön yüzü API’den aldığı verileri kullanıcıya gösterir; bağımsız bir kalıcı PMS/otel veritabanı işletmez. Bununla birlikte görüntüleme, iletim, oturum, tarayıcı belleği/önbelleği ve teknik kayıtlar kişisel veri işlemesi içerebilir. Bu açıklama web sitesi başvuru kayıtlarının veya tarayıcı verilerinin bulunmadığı anlamına gelmez.
Panel ve backoffice Cloudflare üzerinden geçer; bağlantının bu hizmette çözülmesi nedeniyle yalnız IP değil, oturum ve ekranlara taşınan kişisel veri de Cloudflare tarafından işlenebilir. Türkiye’deki fiziksel altyapı, bütün işlemenin Türkiye’de gerçekleştiği veya dış alıcıya aktarım olmadığı anlamına gelmez.
Cloudflare Workers AI yorum analizi/çevirisi, yanıt ve personel eşleştirme için yorum metni, yorumcu adı ve ilgili personel bilgilerini alır. Google Gemini tabanlı panel sohbeti kullanıcı mesajları ve eklenen otel bağlamını işler. Etkin OpenRouter yolu, Google/Gemini ve Anthropic/Claude dahil seçilen modeller için mesaj, yorum ve gerekli PMS/otel bağlamını gerçek model işlem sağlayıcısına yönlendirebilir; gerçek alıcı/uç nokta, işlem ülkeleri, saklama ve sonraki alıcılar model markasından ayrı belirlenir. Cloudflare yedek yolu hesap ve yönlendirme ayarına bağlıdır. OpenAI ileride değerlendirilebilecek sağlayıcıdır; bu sürümde doğrulanmış etkin alıcı olarak gösterilmez. Channex etkin kanal yönetimi bağlantısında tesis/fiyat/müsaitlik ve rezervasyon alanlarını işler. Apify ve kullanılan Actor hizmetleri kamuya açık yorum toplamada rol alır; standart girdi otel URL/kimliğidir, PMS dosyası değildir. Kullanıcının açtığı posta, harita, harici görsel ve AI bağlantıları ek alıcılara yol açabilir. Ayrıntılar Alt İşleyenler ve Veri Akışları sayfasındadır.
Yetkili çalışanlarımız ihtiyaç ölçüsünde erişir. Uygulanabilir yükümlülükler ve usul güvenceleri kapsamında danışmanlar, mali hizmetler ve yetkili kamu makamlarıyla gereken sınırlı veri paylaşılabilir. Bu kategoriler verilerin herkese açıklanması veya bütün sağlayıcıların her veriyi alması anlamına gelmez.
5. Yurt dışı aktarımı
Cloudflare, Google, OpenRouter ve etkin uluslararası entegrasyonlar yurt dışı işleme veya erişim içerebilir. Sağlayıcının merkez ülkesi, gerçek veri merkezi ve uzaktan erişim ülkelerinin tamamını göstermeyebilir. Düzenli aktarım için uygulanabilen yeterlilik kararı veya uygun güvence mekanizması ve ilgili işleme şartı birlikte sağlanmalıdır. Resmî Türk standart sözleşmesinin gerektiği yerde gerekli taraf, ek, imza ve bildirim işlemleri ayrıca tamamlanır; bu bildirimi okumak veya bir kutuyu işaretlemek bunların yerine geçmez. Koşulları tamamlanmayan ilgili aktarım yolu kişisel veri için kullanılmamalıdır.
6. Saklama ve güvenlik
Veriler belirli hizmet/başvuru amacı, müşteri ilişkisinin süresi, geçerli kanuni saklama yükümlülüğü ve somut hak talepleri için gereken ölçü dikkate alınarak tutulur. PMS dosyaları, yorumlar, hesap/kabul kayıtları, güvenlik logları ve yedekler aynı süreye tabi değildir. İşleme şartları ortadan kalkınca silme, yok etme veya gerçek anonimleştirme uygulanır; yasal saklama gereken kayıtlar ayrı ve sınırlı erişimle tutulur. Otel verilerinin çıkış ve silme süreci DPA’da düzenlenir.
Erişim sınırları, güvenli bağlantı ve olay müdahalesi gibi faaliyete uygun önlemler uygulanmalıdır; belirli bir veri merkezi sertifikası Guester’ın bağımsız sertifikası sayılmaz. Bütün verilerin hemen silindiği, bütün sağlayıcıların sıfır saklama yaptığı veya hiçbir verinin model eğitiminde kullanılmadığına dair genel garanti verilmez. Sağlayıcı, hesap türü, ayar ve işleme amacı esas alınır.
7. Haklarınız ve başvuru
KVKK madde 11 kapsamında işlemenin varlığını, amaç ve kullanımını, alıcıları öğrenme; eksik/yanlış verinin düzeltilmesi; koşulları varsa silme/yok etme ve ilgili alıcılara bildirilmesi; yalnız otomatik analizden aleyhe sonuç doğmasına itiraz ve hukuka aykırı işlem nedeniyle zarar giderimi haklarınız vardır. İletişim kanalımızdan başlayabilir; mevzuatın izin verdiği yazılı başvuru, KEP, güvenli elektronik imza veya daha önce kaydedilmiş e-posta gibi yöntemlerle kimliğinizi doğrulayarak başvurabilirsiniz. Başvurular niteliklerine göre en kısa sürede ve en geç otuz günde sonuçlandırılır; yalnız mevzuatın izin verdiği masraf talep edilebilir.
Otelin talimatıyla işlenen konaklama/personel verisine ilişkin başvuru ilgili otele iletilir ve ona yardımcı olunur. Uygulanabilir ABD eyalet mevzuatı ek erişim, silme, düzeltme, taşınabilirlik, belirli satış/paylaşım veya profillemeden çıkma ve ayrımcılığa uğramama hakları tanıyabilir. Haklar kapsam ve istisnalara göre değerlendirilir; bir eyaletin eşiklerini sağlamadan bütün eyalet haklarının otomatik uygulanacağı iddia edilmez. Çerez ve iletişim tercihlerinizi ayrıca değiştirebilirsiniz. Esaslı değişiklikler uygun kanallardan duyurulur; yeni amaç veya rıza gereği varsa ayrıca işlem yapılır.
Uygulanabilir ABD eyalet mevzuatı reddedilen veri hakkı talebine itiraz hakkı tanıyorsa, info@theartifics.com üzerinden “veri hakkı itirazı” başlığıyla itiraz iletilebilir. İtiraz, ilgili kanunun süresi ve usulü içinde değerlendirilir; gerekçeli karar ve devam eden ret halinde uygulanabilen yetkili makam şikâyet yolu bildirilir. Eyalete ve somut faaliyete göre hakların kapsamı ile başvuru süreleri değişebilir.
8. The Artifics web sitesi: iletişim ve kariyer
The Artifics tanıtım sitesi üzerinden bize e-posta ile ulaştığınızda ad, e-posta, yazışma ve sizin verdiğiniz işletme bilgilerini işleriz. Kariyer başvuruları e-posta üzerinden alınır; bu sitede CV yükleme formu olduğu varsayılmaz. Gönderdiğiniz CV ve yazışmadaki eğitim, deneyim, beceri ve iletişim bilgileri, başvurduğunuz veya değerlendirildiğiniz mevcut/yakın pozisyona uygunluğu değerlendirmek ve yanıt vermek amacıyla, KVKK madde 5/2(f) kapsamında gerekli ve ölçülü aday değerlendirmesine ilişkin meşru menfaate dayanılarak işlenir. Bu dayanak için ilgili kişinin hak ve özgürlükleriyle denge değerlendirmesi yapılır ve belgelenir; gerekli koşullar sağlanmayan veri veya kullanım bu kapsamda işlenmez. Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu başvuru/uyuşmazlık kaydı madde 5/2(e) kapsamında, yalnız gerekli süre ve kapsamda tutulur. Başvurunuzla gereksiz kimlik belgesi, sağlık veya başka özel nitelikli bilgi göndermeyin; böyle bir bilgi gerçekten gerekirse ayrı süreç ve hukuki şart belirlenir.
E-postalar seçilmiş posta hizmeti ve yetkili ekip aracılığıyla işlenir. Başvuru gönderimi pazarlama iletişimi izni değildir. Aday değerlendirme, mevcut/yakın pozisyona uygunluk ve gerekli hak/kanuni kayıt ihtiyacı kadar tutulur; ayrı aday havuzu veya yeni amaç için ayrıca hukuki değerlendirme ve gereken tercih yapılır. Aday e-postalarının kesin silme/posta yedek süresi, gerçek sistem yaşam döngüsüne göre belirlenir; bütün CV’ler için sınırsız saklama uygulanamaz.
9. The Artifics web sitesi: web sitesi ölçümü
The Artifics tanıtım web sitesinde Google Site Kit aracılığıyla Google Analytics/Google etiketleri için yapılandırma bulunur. Etkin ölçüm sayfa kullanımı, teknik tarayıcı/bağlantı verisi, IP ve varsa ölçüm tanımlayıcılarıyla Google’a veri iletebilir. Rıza gereken istatistikler yalnız ayrı tercihle kullanılmalıdır. Pazarlama veya reklam kişiselleştirme istatistik seçimine eklenemez. Panel için verilen analytics bulunmadığı bilgisi bu web sitesi için geçerli değildir.
Bu sitede Guester’ın guester_attr kampanya kaydının veya Cal.com demo takviminin bulunduğu varsayılmaz. Guester web sitesine yönlenirseniz onun sayfa ve başvuru işlevleri ayrıca geçerlidir. Çerez Bildirimi tercih ve tarayıcı teknolojilerini açıklar.